Colombia - Administrador/a de Proyecto

Country: Colombia Organization: COOPI - Cooperazione Internazionale Closing date: 25 Sep 2026 1.COOPI COOPI Cooperazione Internazionale es una organización humanitaria laica e independiente italiana que lucha contra todas las formas de pobreza para mejorar el mundo. Fundada en 1965, hoy COOPI está presente en 33 países de África, América Latina y el Caribe y Oriente Medio, con proyectos tanto de emergencia como de desarrollo llevados a cabo por personal expatriado – una media de más de 270 personas al año – y personal nacional. Los principales financiadores institucionales son la Unión Europea - ECHO e INTPA -, agencias de la ONU, Agencia Italiana de Cooperación para el Desarrollo AICS, autoridades locales y otros gobiernos europeos. 2.COOPI en Colombia Desde 1999, COOPI ha estado presente en Colombia, apoyando a comunidades afectadas por el conflicto armado y desastres naturales. En el marco de su acción, COOPI, junto con HIAS, HI y la Fondazione L ́Albero della Vita, han conformado el consorcio URABÁ-PAÍS, en el marco del proyecto: “Proyecto URABÁ-PAIS: Protección, asistencia humanitaria e integración socioeconómica para migrantes, refugiados y víctimas del conflicto en el Departamento de Antioquia, Colombia” financiado por la Agencia Italiana de Cooperación para el Desarrollo - AICS. El proyecto será implementado en el territorio del Urabá Antioqueño, específicamente en los municipios de Necoclí, Turbo y Apartadó. El proyecto busca contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de la población en tránsito y las comunidades locales víctimas del conflicto armado interno, fortaleciendo la cohesión social y la convivencia pacífica en los territorios fronterizos del Golfo de Urabá, Colombia. Los principales resultados se enmarcan en: i). La distribución de Asistencia Humanitaria, ii). La provisión de servicios básicos de salud y, iii). El desarrollo de acciones que fortalezcan la cohesión social y económica de las comunidades. 3. Descripción del puesto Para el desarrollo de la acción, COOPI está buscando un Administrador/a de Proyecto que coordine la gestión administrativa y financiera del proyecto Urabá País. El/la candidata/a trabajará de manera presencial en Urabá, Antioquia, con viajes a Bogotá, asegurando la correcta ejecución financiera y el cumplimiento de los procedimientos administrativos exigidos por AICS y de acuerdo con los procedimientos de COOPI. Sus responsabilidades incluirán la planificación financiera, la documentación de todas las transacciones y la elaboración de los informes administrativos requeridos para garantizar la transparencia y el cumplimiento de los criterios del donante. 4. Deberes y Responsabilidades Gestión administrativa y financiera • Garantizar el uso eficiente, transparente y conforme del presupuesto del proyecto, asegurando el cumplimiento de las normativas de AICS y COOPI; • Elaborar y ejecutar planes financieros periódicos y la gestión contable del proyecto en estrecha coordinación con el Coordinador de proyecto y bajo la supervisión de la Administradora País; • Llevar el control de gastos y verificar que todas las transacciones cumplan con los procedimientos administrativos y financieros establecidos; • Coordinar el flujo de caja y la gestión de fondos en los cuatro países de implementación (Colombia, Ecuador, Perú y Bolivia). • Elaborar los informes financieros tanto para el donante, como los requeridos por COOPI en el marco del cumplimiento de las normativas legales del país. • Apoyar las gestiones administrativas, contables y financieras requeridas desde la Administración país en Colombia. Control presupuestario y contabilidad • Supervisar la correcta asignación y ejecución de los fondos del proyecto en función del presupuesto aprobado; • Monitorear regularmente los gastos realizados y supervisar la contabilidad y la gestión del fondo de caja y de la cuenta del proyecto utilizando las herramientas de gestión de COOPI; • Verificar la coherencia entre el presupuesto planificado y la ejecución real, alertando sobre posibles desviaciones y proponiendo ajustes cuando sea necesario; • Registrar y organizar todas las transacciones financieras en los sistemas contables de COOPI y del donante; • Asegurar que los gastos estén debidamente documentados y respaldados con comprobantes, facturas y justificantes, conforme a los procedimientos exigidos; • Validar la solicitud de fondos por país y realizar la solicitud consolidada para garantizar un flujo permanente de caja en los países. Elaboración de informes financieros y auditorías de proyectos • Preparar informes financieros, de conformidad con los procedimientos de COOPI y del Donante, respetando los plazos contractuales; • Apoyar la consolidación de la documentación financiera y administrativa para auditorías internas y externas; • Asegurar la correcta clasificación y archivo de la documentación administrativa y contable del proyecto; • Coordinar con los socios del proyecto la entrega oportuna y correcta de los informes financieros, con el fin de garantizar el flujo de caja por cada componente del proyecto. Coordinación y soporte administrativo • Coordinar con los equipos financieros de las organizaciones socias implementadoras para garantizar la armonización y coherencia de los procedimientos administrativos, realizando seguimiento a sus procesos de contratación de personal y de compras conforme a los manuales acordados; • Brindar formación a los equipos de terreno en aspectos administrativos y financieros cuando se requiera, así como a los socios del proyecto; • Brindar apoyo administrativo al equipo del proyecto en temas de contrataciones, adquisiciones y logística; • Gestionar contratos, convenios y procesos administrativos vinculados al desarrollo de la acción, incluyendo la elaboración y/o seguimiento de otrosíes, adendas y demás modificaciones contractuales con las organizaciones socias; • Realizar visitas de seguimiento a los países de intervención para garantizar la adecuada gestión del archivo y los recursos del proyecto. • Garantizar el cumplimiento administrativo y financiero de la derivación de fondos a terceros destinados a los proyectos piloto, iniciativas productivas, Apoyos Financieros a Terceros (AFT), investigaciones y estudios científicos, en el marco de los convenios suscritos con organizaciones de base y universidades en los cuatro paisajes de cobertura del programa. Para los países de Ecuador y Perú se adicional se contará con el acompañamiento y apoyo técnico de los asistentes administrativos, quienes brindarán soporte para la adecuada gestión y seguimiento de los procesos administrativos y financieros; • Revisar y validar los informes narrativos y financieros periódicos presentados por las organizaciones socias, verificando la calidad y suficiencia de los soportes previo a la autorización de cada desembolso; • Apoyar al coordinador en los requerimientos que sean necesarios, con base en las eventuales solicitudes para dar cumplimiento a actividades específicas del proyecto. Cumplimiento normativo y auditoría • Velar por el cumplimiento de los procedimientos administrativos y financieros establecidos por la UE, AICS y COOPI; • Apoyar la preparación y ejecución de auditorías financieras, facilitando la documentación y la información requerida; • Implementar mecanismos de control interno para minimizar riesgos financieros y administrativos. 5. Requisitos Requisitos esenciales • Título universitario en Administración de Empresas y/o Economía y/o Contabilidad y/o Finanzas. Hasta 7 puntos • Experiencia mínima de tres (3) años en gestión administrativa y financiera de proyectos de cooperación internacional, incluyendo el acompañamiento a organizaciones socias o subgrants. Hasta 7 puntos • Conocimiento sólido de los procedimientos administrativos y financieros de donantes internacionales, especialmente de la Unión Europea (UE) y AICS. Hasta 6 puntos • Dominio de herramientas contables y financieras, incluyendo software de contabilidad y gestión presupuestaria. Hasta 7 puntos • Habilidad para coordinar con equipos multidisciplinarios y organizaciones socias en distintos países. Hasta 3 puntos Requisitos deseables • Experiencia en la gestión de fondos en proyectos multisectoriales y/o regionales. Hasta 2 puntos • Conocimiento de normativas fiscales y legales en Colombia. Hasta 3 puntos • Experiencia en auditorías financieras y controles internos. Hasta 2 puntos • Experiencia en capacitación y soporte en temas administrativos y financieros a equipos de trabajo. Hasta 2 puntos • Conocimiento del idioma italiano y/o inglés. Hasta 1 punto. Habilidades relevantes • Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación; • Sentido de la organización y el trabajo en equipo, flexibilidad; • Capacidad para trabajar, de manera autónoma y en un entorno a menudo no confortable; • Respeto por los valores/misión de COOPI; • Excelente dominio del idioma español (personal local colombiano). How to apply Enviar hoja de vida, soportes académicos y laborales, carta de presentación a seleccion.colombia@coopi.org . La fecha de apertura de la convocatoria es el día 21 de septiembre de 2026 y el límite para recibir aplicaciones es el 25 de septiembre de 2026. Toda aplicación que se reciba posteriormente a las 23:59 de esta fecha no será evaluada. Solamente se contactará / responderá a los correos de las personas que sean preseleccionadas. Las aplicaciones que no incluyan los requerimientos mencionados no serán tomadas en cuenta en el proceso de selección. Para aplicar a la vacante, consulte los TDR completos en el siguiente enlace: https://drive.google.com/file/d/1Dc2zKJxzXk1334wC0sqvq--I3cPTdx2W/view