Administrative Affairs Coordinator || منسق الشؤون الإدارية

Country: Syrian Arab Republic Organization: Syrian Center for Media and Freedom of Expression Closing date: 5 Aug 2026 Syrian Center for Media and Freedom of Expression (SCM) is an independent non-governmental non-profit organization. We seek to build a society that guarantees freedom of expression and belief, human rights, and justice. Our vision is a democratic world based on justice, freedom, equality, and respect for human rights and dignity. Within the framework of the Syrian Center for Media and Freedom of Expression (SCM)’s work to build a society based on respect for and protection of the right to freedom of expression, and to support media work as a form of freedom of expression with a focus on including media professionals in transitional justice, and within its project related to media justice in Syria, As part of its project on media justice in Syria, the Media and Freedoms Program at the Syrian Center for Media and Freedom of Expression (SCM) plans to recruit an: Administrative Affairs Coordinator – Media and Freedoms Program SCM is seeking an Administrative Affairs Coordinator to perform the following tasks: Key Duties and Responsibilities 1. Program Administrative Coordination Under the supervision of the Program Manager, the Administrative Coordinator will: • Monitor the implementation of operational plans and activity timelines. • Coordinate meetings, workshops, training sessions, and other program events. • Prepare meeting agendas, record minutes, and follow up on decisions and action points. • Coordinate with consultants, experts, trainers, partners, and service providers to ensure the effective implementation of activities. • Follow up on contracts and administrative procedures related to the program in coordination with relevant departments. 2. Administration and Follow-up • Manage and archive project files and administrative, financial, and technical documentation. • Maintain and regularly update project and beneficiary databases. • Follow up on official correspondence related to the program. • Coordinate with the Finance, Administration, Human Resources, and Procurement departments to ensure smooth operational processes. • Ensure compliance with SCM’s internal procedures and policies. 3. Logistical Support • Coordinate logistical arrangements for meetings, workshops, training sessions, and other program activities. • Ensure that all operational requirements for activities are in place. 4. Reporting and Documentation • Contribute to the preparation of periodic reports for donors. • Collect, organize, and maintain program performance indicator data. • Prepare administrative reports and activity summaries. • Maintain and archive supporting documentation in compliance with audit and compliance requirements. 5. Coordination and Communication • Maintain communication with journalists, beneficiaries, and partners. • Facilitate coordination between the program and other SCM departments. • Draft and prepare official correspondence in both Arabic and English. • Ensure effective information sharing among all relevant stakeholders. 6. Other Responsibilities • Contribute to the development of the program’s operational plans. • Support the program team in implementing various activities. • Perform any other related duties assigned by the Program Manager. Required Qualifications • Bachelor’s degree in Project Management, Business Administration, Public Administration, Media, Law, Political Science, International Relations, or a related field. • At least three years of professional experience in administrative coordination, project management, or working with civil society organizations or international organizations. • Previous experience in the administrative coordination of donor-funded projects. • Good knowledge of the Syrian context, with familiarity with media and human rights issues considered an asset. Required Skills • Strong organizational and time-management skills. • Ability to manage multiple projects and tasks simultaneously. • Excellent communication and coordination skills. • Ability to prepare administrative and technical reports. • Excellent written and spoken Arabic and English. • Proficiency in Microsoft Office and Google Workspace. • Strong document management and database administration skills. • Attention to detail and commitment to deadlines. • Ability to work effectively within a team and under pressure. Core Competencies • Integrity and Confidentiality: Commitment to applying information security procedures and data protection measures when handling program, organizational, beneficiary, and partner information and documentation. • Accountability and responsibility. • Excellent organizational skills. • Initiative and problem-solving abilities. • Strong teamwork and collaboration. • Flexibility and adaptability in a dynamic working environment. • Commitment to SCM values in promoting media freedom and human rights: The position holder is required to comply with SCM policies on data protection, confidentiality, code of conduct, prevention of exploitation, abuse and harassment (PSEAH), safeguarding policies, and all other applicable organizational policies. Key Performance Indicators (KPIs) • Timely implementation of program activities. • Completeness and proper maintenance of project documentation. • Quality of reports submitted. • Compliance with SCM procedures and policies. • Timely response to program administrative needs. • Satisfaction of the program team with the administrative support provided Location of Work: • Damascus, Syria. The position may require travel within Syria as needed to support the implementation of program activities and monitor project progress المركز السوري للإعلام وحرية التعبير مؤسّسة مدنيّة مستقلة غير حكومية وغير ربحية. تعمل على بناء مجتمع يضمن حرية التعبير والاعتقاد وحقوق الإنسان والوصول الى العدالة. رؤيتها هي عالم ديمقراطي، قائم على العدالة والحريّة والمُساواة، يحترم كرامة الإنسان وحقوقه. وضمن إطار عمل المركز السوري للإعلام وحرية التعبير (SCM) في بناء مجتمع قائم على احترام وحماية حق التعبير الحر عن الرأي، ودعم العمل الإعلامي بوصفه أحد أشكال حرية الرأي مع التركيز على شمول الإعلاميين بالعدالة الانتقالية، وضمن مشروعه المتعلق بالعدالة الإعلامية بسوريا، يخطط برنامج الإعلام والحريات في المركز السوري للإعلام وحرية التعبير إلى تعيين موظف: منسق الشؤون الإدارية- برنامج الإعلام والحريات تبحث SCM عن منسق شؤون ادارية للقيام بالمهام التالية: أولاً: التنسيق الإداري للبرنامج بإشراف مدير البرنامج. • متابعة تنفيذ الخطط التشغيلية والجداول الزمنية للأنشطة البرنامج. • تنسيق الاجتماعات وورش العمل والتدريبات والفعاليات الخاصة بالبرنامج • إعداد جداول الأعمال، وتوثيق الاجتماعات، ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات. • التنسيق مع المستشارين والخبراء والمدربين والشركاء والموردين لضمان حسن تنفيذ الأنشطة. • متابعة تنفيذ العقود والإجراءات الإدارية الخاصة بالبرنامج بالتنسيق مع الأقسام المعنية. ثانياً: الإدارة والمتابعة • إدارة وأرشفة ملفات المشاريع والوثائق الإدارية والمالية والفنية. • تحديث قواعد البيانات الخاصة بالمشاريع والمستفيدين. • متابعة المراسلات الرسمية الخاصة بالبرنامج. • التنسيق مع الأقسام المالية والإدارية والموارد البشرية والمشتريات لضمان سير العمليات بكفاءة. • متابعة الالتزام بالإجراءات والسياسات الداخلية للمركز. ثالثاً: الدعم اللوجستي • الإشراف على الترتيبات اللوجستية الخاصة بالاجتماعات والتدريبات والأنشطة. • ضمان جاهزية الاحتياجات التشغيلية للأنشطة. رابعاً: التقارير والتوثيق • المساهمة في إعداد التقارير الدورية للجهات المانحة. • جمع وتنظيم البيانات الخاصة بمؤشرات البرنامج.. • إعداد التقارير الإدارية وملخصات الأنشطة. • حفظ وأرشفة الوثائق الداعمة وفق متطلبات التدقيق والامتثال. خامساً: التنسيق والتواصل • متابعة التواصل مع الصحفيين/ات والمستفيدين/ات والشركاء. • تنسيق التواصل بين البرنامج وبقية أقسام المركز. • إعداد وصياغة المراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية. • ضمان انسيابية تبادل المعلومات بين جميع الأطراف ذات العلاقة. سادساً: مهام أخرى • المساهمة في إعداد الخطط التشغيلية للبرنامج. • دعم فريق البرنامج في تنفيذ الأنشطة المختلفة. • تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة يكلف بها منسق/ة البرنامج. المؤهلات المطلوبة • شهادة جامعية في إدارة المشاريع أو إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو الإعلام، أو القانون، أو العلوم السياسية، أو العلاقات الدولية، أو أي تخصص ذي صلة. • خبرة عملية لا تقل عن ثلاث سنوات في التنسيق الإداري أو إدارة المشاريع أو العمل في منظمات المجتمع المدني أو المنظمات الدولية. • خبرة في التنسيق الإداري للمشاريع الممولة من الجهات المانحة. • معرفة جيدة بالسياق السوري ويفضل الإلمام بقضايا الإعلام وحقوق الإنسان. المهارات المطلوبة • مهارات عالية في التنظيم وإدارة الوقت. • القدرة على إدارة عدة مشاريع ومهام في آن واحد. • مهارات ممتازة في التواصل والتنسيق. • القدرة على إعداد التقارير الإدارية والفنية. • إجادة اللغتين العربية والإنجليزية كتابةً ومحادثة. • إجادة استخدام Microsoft Office وGoogle Workspace. • مهارات قوية في إدارة الوثائق وقواعد البيانات. • الدقة والالتزام بالمواعيد النهائية. • القدرة على العمل ضمن فريق وتحت ضغط. الكفاءات الأساسية • النزاهة والالتزام بالسرية: الالتزام بتطبيق إجراءات أمن المعلومات وحماية البيانات عند التعامل مع المعلومات والوثائق الخاصة بالبرنامج والمؤسسة والمستفيدين والشركاء. • المسؤولية والمساءلة. • مهارات تنظيمية عالية. • المبادرة وحل المشكلات. • العمل بروح الفريق. • المرونة والقدرة على التكيف مع بيئة عمل متغيرة. • الالتزام بقيم المركز في تعزيز حرية الإعلام وحقوق الإنسان: يلتزم شاغل/ة الوظيفة بسياسات المركز المتعلقة بحماية البيانات، والسرية، ومدونة السلوك، ومنع الاستغلال والإساءة والتحرش، وسياسات الحماية، وأي سياسات تنظيمية أخرى نافذة. مؤشرات الأداء الرئيسية • تنفيذ الأنشطة ضمن الجداول الزمنية. • اكتمال ملفات المشاريع ووثائقها. • جودة التقارير المقدمة. • الالتزام بإجراءات المركز. • سرعة الاستجابة لاحتياجات البرنامج. • رضا فريق البرنامج عن الدعم الإداري. مكان العمل: • دمشق: قد تتطلب الوظيفة السفر داخل سوريا عند الحاجة للمشاركة في تنفيذ الأنشطة أو متابعة المشاريع. How to apply • Interested service providers should apply via thisLink. • We encourage you to send us your questions for any clarifications before submitting your proposed cost sheet. • Deadline for submission 5 August 2026 (5:00 pm Paris time) • Link for submission https://forms.gle/ZPWFkNFYveB1PL8v7 • For any questions or explanations: To: ebaa.munzer@scm.ngo • Contract duration Until the complete of the obligations of the parties • Expected starting date of execution 1 September 2026 اجراءات الترشح: • على المهتمين/ات، التقديم عن طريق الرابط . • يشجع الفريق إرسال أي استفسارات أو أسئلة للحصول على أي توضيحات قبل التقديم. • الموعد النهائي للتقديم 5 آب/ أغسطس 2026 (الخامسة مساءً بتوقيت باريس) • رابط التقديم https://forms.gle/ZPWFkNFYveB1PL8v7 • البريد الإلكتروني للأسئلة إلى: ebaa.munzer@scm.ngo • مدة العقد حتى اكتمال تنفيذ التزامات طرفي العقد تاريخ البدء المتوقع للتنفيذ 1 أيلول/ سبتمبر 2026