Emergency Senior Operations Coordinator

Countries: Colombia, Venezuela (Bolivarian Republic of) Organization: International Rescue Committee Closing date: 31 Oct 2026 The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future. BACKGROUND As the humanitarian crisis in Venezuela continues, the risk of hyperinflation and mobility restrictions severely limit access to basic goods and services. To date, around 8 million Venezuelans have left the country. The IRC has responded to the crisis by supporting Venezuelans within Venezuela and throughout the diaspora, providing health, nutrition, WASH (water, sanitation, and hygiene), economic recovery, protection, and education services. This response became even more urgent on June 24, 2026, when a pair of powerful earthquakes (magnitude 7.2 and 7.5) struck the densely populated northern coast of Venezuela, near Caracas and La Guaira, causing buildings to collapse, resulting in thousands of deaths and injuries, and severely damaging health centers as well as the electrical and water systems. The IRC has intensified an emergency response alongside its existing programming to address the urgent needs generated by the earthquakes, which has added significant operational demands to an already complex humanitarian context. In this context, the IRC works, together with local organizations, to support communities affected by the earthquakes and the crisis in Venezuela in accessing basic goods and services, including education, health, and protection. Length of Assignment: This position is to support the Venezuela earthquake emergency response; 6 months, potential to extend. Position is only open to nationals or candidates who currently hold residency/visa in one of the countries. Fluency in English required. JOB DESCRIPTION The Senior Emergency Operations Coordinator in Venezuela will report directly to the Deputy Director of Operations (DDO) and will be responsible for leading and managing the operations teams focused on the emergency in the Country Program, ensuring that they are functional and responsive to the needs of IRC programs. The Senior Operations Coordinator is expected to contribute to high levels of teamwork and interdepartmental and cross-sectoral collaboration. Through their leadership, the operations teams will support program implementation, guided by results and driven by data analysis, problem identification, and problem resolution. The Senior Operations Coordinator will be responsible for implementing IRC’s standard processes, including procurement planning, distribution planning, project cycle management (PCM), Integra (ERP), and Power BI. In addition, the Senior Operations Coordinator will strengthen the operational support provided to IRC partners by actively participating in partner capacity assessments, as well as in the development and implementation of support plans for those partners. The Senior Emergency Operations Coordinator may be based in Caracas or Bogotá, with frequent travel to Caracas. RESPONSIBILITIES Management and Strategy Contribute to and actively participate in management and leadership platforms, such as the Senior Management Team, the Country Leadership Team, and the Country Management Team, and ensure quality, meaningful participation of the operations teams in strategy-related activities. Supply Chain and Information Technology • Lead the Supply Chain team in delivering timely, effective, and compliant services in procurement, transport, warehousing, and facilities, aligned with programmatic requirements. • Support processes and ensure compliance with IRC policies and donor regulations. • Support the development and implementation of comprehensive supply chain strategies, including procurement, warehousing, transport, and distribution, to support operations and programmatic activities. • Monitor and evaluate supply chain performance, identifying opportunities for improvement and implementing best practices to increase efficiency, cost-effectiveness, and accountability. • Collaborate with the Deputy Director of Operations in reviewing contracts to ensure validation and compliance by the Regional and Global Units and headquarters. • Oversee compliance with supply chain policies and procedures regarding procurement, delivery, storage, communications, and transport. • Work with the Supply Chain team to ensure the provision of reliable IT systems and equipment, including internet, computing, and telecommunications for the emergency team, as well as the implementation of IT policies and procedures. • Ensure that all equipment and assets acquired for emergency use meet established licensing requirements. • Ensure proper document management in accordance with IRC and donor guidelines. • Support emergency partners in strengthening their procurement and document management processes. • Prepare documentation and reporting for audits. Data Management: • Establish and maintain robust data management systems and processes to collect, analyze, and disseminate information critical to operational decision-making. • Oversee data collection, storage, and analysis activities, ensuring data quality, accuracy, and integrity in accordance with organizational standards and ethical guidelines. Program, Strategy, and BD Support: • Work with the DDO to identify opportunities for program expansion and support the setup of Field Office operations, as applicable. • Act as the operational support focal point for programs and, in coordination with the Country Manager, provide strategic leadership for overall programming in the designated area of operations. • Work with program managers and relevant field teams during preparatory work, assessments, technical requirements, and the selection of external entities in support of specific projects/programs. • Promote strong linkages and exchanges between operations and program teams, including the field and other offices, to ensure the sharing of standard methodologies and technical expertise. • Advise the Country Manager and Emergency Field Coordinator on strategic programming directions, opportunities, and challenges that may affect project implementation from the operational area • Support the Country Manager and Emergency Field Coordinator in designing and implementing robust and accurate procurement plans and distribution plans. • Participate in the design phase of IRC programs, using data from prior implementation to generate alerts, identify gaps, and design operational strategies appropriate to the program context. • Use evidence from our data systems to generate and review operational budgets. • Provide additional operational support to program coordinators as required. Operational Support and Finance: • Promote team spirit, cohesion, respect, and the IRC Way Professional Conduct Standards among staff, in close collaboration with People & Culture (P&C). • In coordination with Finance, is responsible for developing and submitting the monthly spending plan for the consolidated emergency portfolio for field activities. • Oversee payment processing for emergency projects between the supply chain and finance departments, to ensure smooth and timely payment delivery. • Work daily with support staff to ensure the proper functioning of day-to-day support functions and compliance with IRC and donor policies for emergency projects. • Ensure compliance with IRC administrative procedures by support and program staff; oversee support for daily activities in response to the emergency. • Ensure that IRC procurement activities are legal and ethical. • Assist program and operations staff in periodic procurement planning meetings. • Assist staff, as needed, in the timely completion of purchase requests and other documentation. • Oversee the collection of market quotes and offers for purchase requests (PIF), in accordance with IRC standards and formats. • Interact with contractors in coordination with the Programs and Supply Chain team. • Ensure that required supply and transaction documentation is completed in accordance with IRC standards. • Coordinate with the Finance Department to ensure that vendor payments are made on time and without creating unnecessary strain on IRC’s financial systems. • Maintain a market price file for commonly purchased items. • Review Master Agreements for goods and services for the emergency. • Coordinate the preparation and hosting of visitors, meetings, events, airline tickets, transport logistics, among others, for the emergency. Planning • Manage the development and execution of the operations budget for the emergency. • Manage the performance indicators selected for the IRC. • Coordinate with the program team on the development of the procurement plan. Team Management and Leadership: • Supervise operations and administration staff: Supply chain officers, assistants, and support staff. • Promote a supportive, solutions-oriented, respectful, and inclusive management culture within the Operations team and the Country Program as a whole. • Implement personnel policies, including regular one-on-one meetings, ongoing coaching, performance evaluation, staff development and career plans, and disciplinary measures. • Ensure that new members of the Operations team receive well-structured orientation and induction. • Ensure regular, reliable team meetings, and maintain open and professional relationships with team members, fostering strong team spirit and providing supervision and guidance to enable and empower staff to perform successfully in their roles. • Ensure that duty of care activities are carried out regularly within the team, to promote staff well-being and maintain high morale. • Ensure active and constructive collaboration with other departments. • Ensure that new staff receive an induction on Operations systems and processes. • Maintain proactive internal communication on progress and obstacles facing the operations area. Reporting • Prepare the monthly supply chain report for the emergency. • Prepare the report on assigned technology equipment (semi-annually and as required by headquarters). • Prepare quarterly inventory counts together with the team. KEY WORKING RELATIONSHIPS Reports to: Deputy Director of Operations Directly supervises: Supply Chain officers and assistants. Other internal and/or external contacts: • Internal: CD, Country Manager, Finance Manager, Program Managers, P&C Coordinator and Manager, Grants Coordinator and team, Safety and Access Manager. • External: Local authorities, local communities. REQUIREMENTS Education Professional with a degree in Business Administration, Accounting and Finance, Industrial Engineering, or related fields. Work Experience Minimum five years of experience in operations and/or project management, preferably in Venezuela or elsewhere in Latin America. Demonstrated Technical Skills • Strong written and verbal communication skills, effective in representing and liaising with external parties. • Interpersonal qualities: works well and fosters teamwork, is flexible, and able to handle pressure with professionalism. • Proven leadership ability. Ability to provide guidance while fostering a supportive and open work environment. • Professional fluency in spoken and written English is required. • Visa and work permit for Venezuela, or the ability to obtain one. • Experience overseeing logistics, procurement, administrative, and financial functions, ideally as part of managing a program base. • Excellent interpersonal and problem-solving skills, and proven ability to negotiate with a wide range of people (internally and externally). Demonstrated Managerial/Leadership Competencies • Appropriate balance between strategic thinking and execution skills. • Strong methodical planning and organizational skills. • Strong leadership, interpersonal, and communication skills. • Strong analytical, presentation, and reporting skills. • Excellent relationship-building skills and the ability to effectively represent the IRC in forums and with donors. • Strong negotiation skills, with desirable experience in conflict resolution. • Superior verbal and written communication, with the ability to express ideas and concepts clearly and persuasively to senior internal and external stakeholders. • Experience working successfully with local actors such as local and international NGOs, government, etc., with sensitivity and diplomacy. • Proven ability to design and lead training processes with staff and partners to improve skills and adapt to changing program demands. • Mature and structured approach to team management and project execution. • Positive attitude toward work, thoughtful, motivated, inspiring, and collaborative. • Proven ability to work well and promote teamwork, operate in multicultural environments, be flexible, and handle pressure with professionalism. • Strong commitment to the IRC’s mission, purpose, and values. IT/Technical Requirements • Full professional proficiency in the Microsoft Office Suite, especially Word, Excel, Outlook, and PowerPoint. • Experience with statistical and data management software. Travel availability: 50% within Venezuela ANTECEDENTES A medida que continúa la crisis humanitaria en Venezuela, el riesgo de hiperinflación y las restricciones de movilidad limitan gravemente el acceso a bienes y servicios básicos. Hasta la fecha, alrededor de 8 millones de venezolanos han abandonado el país. El IRC ha respondido a la crisis apoyando a los venezolanos dentro de Venezuela y en toda la diáspora, brindando servicios de salud, nutrición, WASH (agua, saneamiento e higiene), recuperación económica, protección y educación. Esta respuesta se volvió aún más urgente el 24 de junio de 2026, cuando un par de fuertes terremotos (de magnitud 7.2 y 7.5) sacudieron la densamente poblada costa norte de Venezuela, cerca de Caracas y La Guaira, provocando el colapso de edificios, causando miles de muertos y heridos, y dañando gravemente los centros de salud y los sistemas eléctrico y de agua. El IRC ha intensificado una respuesta de emergencia junto con su programación existente para atender las necesidades urgentes generadas por los terremotos, lo que ha añadido importantes demandas operativas a un contexto humanitario ya complejo. En este contexto, el IRC trabaja, junto con organizaciones locales, para apoyar a las comunidades afectadas por los terremotos y la crisis en Venezuela, en el acceso a bienes y servicios básicos, incluyendo educación, salud y protección. DESCRIPCIÓN DEL CARGO El/La Coordinador/a Sr de Operaciones de Emergencia en Venezuela reportará directamente a la Director(a) Adjunto de Operaciones (DDO) y será responsable de liderar y gestionar los equipos de operaciones enfocado en la emergencia en el Programa País, garantizando que sean funcionales y respondan a las necesidades de los programas del IRC. Se espera que el/la Coordinación Sr de Operaciones contribuya a altos niveles de trabajo en equipo y colaboración interdepartamental e intersectorial. A través de su liderazgo, los equipos de operaciones apoyarán la ejecución de programas, guiados por resultados y orientados por el análisis de datos, la identificación de problemas y la resolución de estos. El el/la Coordinación Sr de Operaciones será responsable de la implementación de los procesos estándar del IRC, incluyendo la planificación de adquisiciones, la planificación de la distribución, la gestión del ciclo de proyectos (PCM), Integra (ERP) y Power BI. Además, el el/la Coordinación Sr de Operaciones fortalecerá el apoyo operativo brindado a los socios del IRC mediante la participación activa en las evaluaciones de capacidades de los socios, así como en el desarrollo e implementación de planes de apoyo para dichos socios. El/La Coordinador/a Sr de Operaciones de Emergencia puede estar basada en Caracas o en Bogotá con viajes frecuentes a Caracas. RESPONSABILIDADES Gestión y Estrategia Contribuir y participar activamente en plataformas de gestión y liderazgo, como el equipo directivo senior, el equipo de liderazgo del país y el equipo de gestión del país, y garantizar una participación de calidad y significativa de los equipos de operaciones en actividades relacionadas con la estrategia. Cadena de Suministro y Tecnología de la Información • Liderar al equipo de Cadena de Suministro para brindar servicios oportunos, efectivos y en cumplimiento de normativas, en materia de adquisiciones, transporte, almacenamiento e instalaciones, alineados con los requerimientos programáticos. • Apoyar los procesos y garantizar el cumplimiento de las políticas del IRC y las regulaciones de los donantes. • Apoya el desarrollo y la implementación de estrategias integrales de cadena de suministro, incluyendo adquisiciones, almacenamiento, transporte y distribución, para respaldar las operaciones y las actividades programáticas. • Monitorea y evalúa el desempeño de la cadena de suministro, identificando oportunidades de mejora e implementando mejores prácticas para aumentar la eficiencia, la rentabilidad y la rendición de cuentas. • Colaborar con el Director/a Adjunto de Operaciones en la revisión de contratos para asegurar la validación y el cumplimiento por parte de la Unidades Regionales, globales y la sede central. • Supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la cadena de suministro en materia de compras, entrega, almacenamiento, comunicaciones y transporte. • Trabajar con el equipo de Supply Chain para garantizar la provisión de sistemas y equipos de TI confiables, incluyendo internet, computación y telecomunicaciones para el equipo de emergencias, así como la implementación de políticas y procedimientos de TI. • Garantizar que todos los equipos y activos adquiridos para uso de la emergencia cumplan con los requisitos de licencia establecidos. • Garantizar una adecuada gestión documental de acuerdo con los lineamientos del IRC y los donantes. • Acompañar a socios de la emergencia en el fortalecimientos de sus procesos de compras y gestión documental. • Alistar la documentación y presentación de informes ante auditorias. Gestión de Datos: • Establece y mantiene sistemas y procesos robustos de gestión de datos para recopilar, analizar y difundir información crítica para la toma de decisiones operativas. • Supervisa las actividades de recopilación, almacenamiento y análisis de datos, garantizando la calidad, precisión e integridad de los datos de acuerdo con los estándares organizacionales y las directrices éticas. Apoyo a Programas, Estrategia y BD: • Trabaja con el/la DDO para identificar oportunidades de expansión de programas y apoyar la instalación de operaciones de Oficinas de Campo, cuando corresponda. • Actúa como punto focal de apoyo operativo a los programas y, en coordinación con el/la Country Manager, proporciona liderazgo estratégico a la programación general en el área de operaciones designada. • Trabaja con los/las gerentes de programa y los equipos de campo relevantes durante el trabajo preparatorio, las evaluaciones, los requisitos técnicos y la selección de entidades externas en apoyo a proyectos/programas específicos. • Promueve vínculos e intercambios sólidos entre los equipos de operaciones y de programas, incluyendo el terreno y otras oficinas, para garantizar el intercambio de metodologías estándar y experiencia técnica. • Asesora al/a la Country Manager y Coordinador de Campo de Emergencias sobre las direcciones estratégicas de programación, las oportunidades y los retos que pueden afectar la implementación de proyectos desde el área operativa • Apoyar al/la Country Manager y Coordinador de Campo de Emergencias en el diseño e implementación de planes de compra y planes de distribución robustos y precisos. • Participa en la fase de diseño de los programas del IRC, usando datos de implementación anterior para generar alertas, identificar brechas, y diseñar estrategias operativas apropiados para el contexto del programa. • Usar evidencia de nuestros sistemas de datos para generar y revisar presupuestos operativos. • Brinda apoyo operativo adicional a los/las coordinadores/as de programa según se requiera. Apoyo Operativo y Finanzas: • Promueve el espíritu de equipo, la cohesión, el respeto y las Normas de Conducta Profesional del IRC Way entre el personal, en estrecha colaboración con Personas y Cultura (P&C). • En coordinación con Finanzas, es responsable del desarrollo y la presentación del plan de gastos mensual para el portafolio de emergencia consolidado para las actividades de campo. • Supervisa el procesamiento de los pagos para los proyectos de emergencia entre los departamentos de cadena de suministro y finanzas, para garantizar una entrega de pagos fluida y oportuna. • Trabaja diariamente con el personal de apoyo para garantizar el correcto funcionamiento de las funciones de apoyo diario y el cumplimiento de las políticas del IRC y de los donantes para los proyectos de emergencia. • Garantiza el cumplimiento de los procedimientos administrativos del IRC por parte del personal de apoyo y de programas; supervisa el apoyo a las actividades diarias en respuesta a la emergencia. • Garantiza que las actividades de adquisiciones del IRC sean legales y éticas. • Asiste al personal de programas y operaciones en las reuniones periódicas de planificación de adquisiciones. • Asiste al personal, según sea necesario, en la finalización oportuna de las solicitudes de compra y otra documentación. • Supervisa la recopilación de cotizaciones y ofertas del mercado para las solicitudes de compra (PIF), conforme a los estándares y formatos del IRC. • Interactúa con los contratistas en coordinación con el equipo de Programas y Cadena de Suministro. • Garantiza que la documentación requerida de suministros y transacciones se complete conforme a los estándares del IRC. • Coordina con el Departamento de Finanzas para garantizar que los pagos a proveedores se realicen a tiempo y sin generar una tensión innecesaria en los sistemas financieros del IRC. • Mantiene un archivo de precios de mercado para los artículos de compra habitual. • Revisa los Acuerdos Marco (Master Agreements) para bienes y servicios para la emergencia. • Coordinar la preparación y atención de visitantes, reuniones, eventos, tiquetes aéreos, logística de transporte, entre otros para la emergencia. Planificación • Gestionar la elaboración y ejecución del presupuesto de operaciones para la emergencia. • Gestionar los indicadores de desempeño seleccionados para el IRC. • Coordinar con el equipo de programas el desarrollo del plan de adquisiciones. Gestión de Equipo y Liderazgo: • Supervisar al personal de operaciones, y administración: Oficiales, asistentes y auxiliares de cadena de suministro. • Promueve una cultura de gestión de apoyo, orientada a soluciones, respetuosa e inclusiva dentro del equipo de Operaciones y en el Programa País en general. • Implementa políticas de personal, incluyendo reuniones individuales (uno a uno) regulares, coaching continuo, evaluación de desempeño, desarrollo del personal y planes de carrera, y medidas disciplinarias. • Garantiza que los nuevos miembros del equipo de Operaciones reciban una orientación e inducción bien estructuradas. • Garantiza reuniones de equipo regulares y confiables, y mantiene relaciones abiertas y profesionales con los miembros del equipo, promoviendo un fuerte espíritu de equipo y brindando supervisión y orientación para permitir y empoderar al personal a desempeñarse exitosamente en sus puestos. • Garantiza que las actividades de duty of care (deber de cuidado) se realicen de manera regular dentro del equipo, para promover el bienestar del personal y mantener alta la moral. • Garantiza una colaboración activa y constructiva con otros departamentos. • Garantiza que el nuevo personal reciba una inducción sobre los sistemas y procesos de Operaciones. • Mantiene una comunicación interna proactiva sobre el progreso y los obstáculos que enfrenta el área de operaciones. Informes • Elaborar el informe mensual de cadena de suministro para la emergencia. • Elaborar el informe de equipos tecnológicos asignados (semestral y cuando lo requiera la sede central). • Elaborar en conjunto son su equipo los conteos de inventarios trimestrales. RELACIONES CLAVE DE TRABAJO Reporta a: Director Adjunto de Operaciones Supervisa directamente a: Oficiales y asistentes de Supply Chain. Otros contactos internos y/o externos: • Internos: CD, Country Manager, Gerente de Finanzas, Gerentes de Programa, Coordinador/a y Gerente de P&C., Coordinador/a de Subvenciones y equipo, Gerente de Seguridad y Acceso. • Externos: Autoridades locales, comunidades locales. REQUISITOS Educación Profesional con título en Administración de Empresas, Contabilidad y Finanzas, Ingeniería Industrial o carreras afines. Experiencia Laboral Mínimo cinco años de experiencia en operaciones y/o gestión de proyectos, preferiblemente en Venezuela o en otro lugar de América Latina. Habilidades Técnicas Demostradas • Sólidas habilidades de comunicación escrita y oral, efectiva en representación y enlace con partes externas. • Cualidades interpersonales: trabaja bien y fomenta el trabajo en equipo, es flexible y capaz de manejar la presión con profesionalismo. • Comprobada capacidad de liderazgo. Capacidad para orientar mientras promueve un ambiente de trabajo solidario y abierto. • Se requiere fluidez profesional en inglés hablado y escrito. • Permiso de visita y trabajo en Venezuela o capacidad para obtenerlo. • Experiencia en la supervisión de funciones logísticas, de adquisiciones, administrativas y financieras, idealmente como parte de la gestión de una base de programa. • Excelentes habilidades interpersonales y de resolución de problemas, y capacidad comprobada para negociar con una amplia gama de personas (interna y externamente). Competencias Gerenciales/de Liderazgo Demostradas • Equilibrio adecuado entre pensamiento estratégico y habilidades de ejecución. • Sólidas habilidades de planificación metódica y organización. • Sólidas habilidades de liderazgo, relaciones interpersonales y comunicación. • Sólidas habilidades analíticas, de presentación e informe. • Excelentes habilidades para establecer relaciones interpersonales y capacidad para representar eficazmente al IRC en foros y ante donantes. • Habilidades sólidas de negociación, con experiencia deseable en resolución de conflictos. • Comunicación oral y escrita superior, con capacidad para expresar ideas y conceptos de forma clara y persuasiva ante partes interesadas internas y externas de alto nivel. • Experiencia trabajando exitosamente con actores locales como ONG locales e internacionales, gobierno, etc., con sensibilidad y diplomacia. • Capacidad comprobada para diseñar y liderar procesos de formación con personal y socios para mejorar habilidades y adaptarse a las demandas cambiantes del programa. • Enfoque maduro y estructurado en la gestión de equipos y la ejecución de proyectos. • Actitud positiva hacia el trabajo, reflexivo/a, motivado/a, inspirador/a y colaborativo/a. • Capacidad comprobada para trabajar bien y promover el trabajo en equipo, desenvolverse en entornos multiculturales, ser flexible y manejar la presión con profesionalismo. • Fuerte compromiso con la misión, el propósito y los valores del IRC. Requisitos Informáticos/Técnicos • Competencia profesional completa en Microsoft Office Suite, especialmente Word, Excel, Outlook y PowerPoint. • Experiencia con software estadístico y de gestión de datos. Disponibilidad para viajar: 50% dentro de Venezuela Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients. How to apply Visit IRC Careers: https://theirc.wd1.myworkdayjobs.com/External_Careers/job/Caracas-Venezuela/Emergency-Senior-Operations-Coordinator_JR00004564