OFICIAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Country: Venezuela (Bolivarian Republic of) Organization: Agency for Technical Cooperation and Development Closing date: 21 Aug 2026 Acted es una ONG internacional sin ánimo de lucro con sede en París, Francia con operaciones en más de 40 países a nivel mundial. La misión de Acted es aportar asistencia humanitaria inmediata a aquellos que se encuentren en situación de necesidad al mismo tiempo que genera oportunidades a largo plazo para un crecimiento durable. Acted opera en contextos de catástrofe natural, conflicto armado y crisis socioeconómica. Acted se encuentra en la búsqueda de un/a Oficial de Administración y Finanzas para integrarse a nuestro equipo en la misión de Venezuela. El (la) oficial de administración y finanzas, garantizará el cumplimiento de los procedimientos administrativos, de recursos humanos (RRHH) y finanzas de acuerdo con las políticas internas de ACTED y de los donantes en la base de Coro, estado Falcón. El (la) oficial de administración y finanzas, trabajará bajo la supervisión directa del gerente de base y en coordinación con los diferentes de departamentos de la oficina central de Caracas. Funciones 1. Finanzas • Asegurar el seguimiento del presupuesto/control de gastos de los proyectos a través del BFU proporcionado desde el departamento financiero de Caracas. • Apoyar en la elaboración de presupuestos para nuevos proyectos cuando sea requerido. • Monitorear la conformidad de los documentos financieros. • Gestionar la tesorería de la base de Coro, estado Falcón. • Realizar y gestionar los pagos en efectivos cuando sean autorizados según los procedimientos internos de ACTED y la regulación de los donantes. • Realizar el arqueo de caja y completar el CFU semanalmente. • Apoyar en la evaluación de las necesidades mensuales de efectivo para la base. • Elaborar y verificar las cuentas de cobro del personal para la gestión efectiva de sus honorarios profesionales. • Garantizar la ejecución oportuna de pagos a proveedores. • Apoyo en auditorias, escaneo verificación, corrección de piezas y expedientes, hasta cerrar de manera satisfactoria los archivos para la organización y donantes. • Recibir, enviar, registrar, distribuir, archivar y mantener física y digitalmente los documentos de archivo en las unidades de conservación e instalación de acuerdo con los procedimientos. 2. Administración • Apoyar técnicamente el proceso de transferencias documentales. • Elaborar, tramitar y mantener seguimiento oportuno de las actividades y procedimientos a desarrollar. • Organizar las solicitudes de compra y/o servicio de acuerdo con los procedimientos de la organización y de los donantes. • Desarrollar y actualizar los procesos administrativos de Acted: reglamento interno, Manual de procedimientos, memos, etc. • Seguimiento y actualización de los procesos legales: representación legal, registros diversos (Ministerios e instituciones Públicas, etc.). • Gestionar los contratos administrativos (oficinas, guest-house) y el seguimiento administrativo (renovación de contratos, relación con los puntos focales, etc.) 3. Recursos Humanos • Asegurarse de que los equipos de la base conocen, entienden, aplican y respetan el reglamento interno de ACTED. • Reclutamiento (en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos) del personal nacional de la base. • Revisión de los TDR de los equipos a fin de actualizarlos y ajustarlos a los contratos laborales. • Gestionar el seguimiento administrativo de los documentos de los empleados (seguimiento de las vacaciones, de las ausencias, del pago de los cargos sociales, etc.). • Junto con el gerente de base hacer el seguimiento de las evaluaciones anuales. • Proponer planes de formaciones de los empleados cuando es necesario. • Soporte en relaciones laborales y administración del personal. • Apoyar el establecimiento de buenas relaciones interpersonales de trabajo en la base. (Resolución de conflictos). • Controlar los archivos de Recursos Humanos. • Liquidación de nómina, gestión de seguridad social y novedades relacionadas con los contratos del personal contratado. • Apoyar el desarrollo y actualización de las políticas de gestión nacional de recursos humanos. • Atender y dar respuesta oportuna a los requerimientos, dudas o solicitudes administrativas presentadas por el staff. Perfil deseado Requisitos Obligatorios: • Profesional graduado titulado (a) como administrador de empresas, ingeniero industrial, contador público o carreras afines. • Al menos tres (3) años de experiencia en administración y finanzas. (Preferiblemente en una ONG internacional). • Experiencia en el trato con socios nacionales y autoridades locales/gubernamentales • Experiencia en habilidades organizativas comprobadas. • Experiencia trabajando en entornos de trabajo multicultural. • Manejo avanzado de herramientas de reporte financiero y control de gastos. • Conocimiento de procesos de procura y normativas de transparencia. • Dominio de Paquete Microsoft Office. • Habilidades blandas: dinamismo, liderazgo, gestión de equipo, autonomía, alta atención al detalle, responsabilidad, comunicación asertiva, orientación a resultados, transparencia, flexibilidad. Competencias • Compromiso con la transparencia en el manejo de fondos y procesos de selección. • Capacidad para la organización y priorización de actividades. • Orientación al servicio: disposición para dar respuesta a los requerimientos con amabilidad, empatía y respeto, incluso en situaciones bajo presión. • Capacidad de atención al detalle. Condiciones • Contrato de prestación de servicios bajo la figura de Honorarios Profesionales durante 3 meses con posibilidad de renovación según disponibilidad presupuestaria y desempeño. • Lugar de trabajo: Oficina de ACTED en Coro – Estado Falcón. • Honorarios profesionales según la escala de la organización. • Trabajo presencial y posibles viajes a las bases. How to apply Registre su aplicación en el siguiente link: https://forms.gle/D5W9HupYwZSFhjx9A Dada la urgencia de la petición, ACTED se reserva el derecho de cerrar el proceso de reclutamiento antes de la fecha límite si el candidato fue seleccionado.